Uma das atividades rotineiras na área comercial é a realização de reuniões de equipe. Estes encontros vão desde os mais formais como a convenção de vendas até os operacionais, onde se busca um alinhamento tático e definições de curto prazo. Mais será que todas as reuniões são necessárias e mais ainda, produtivas? Qual o valor de cada reunião considerando uma relação custo x benefício vantajosa? Poderiam ser utilizados outros meios para atingir o objetivo proposto sem precisar reunir toda a equipe?
A proposta deste post não é elencar um conjunto de regras para realização de uma reunião eficiente, mas sim nos concentrar na essência desta atividade e o que a leva a ter sucesso ou fracasso indiferente do seu tamanho ou duração.Em primeiro lugar, o objetivo do encontro tem que estar claro e disponível de forma prévia para todos os participantes, destacando inclusive se será necessário que eles levem algum material ou coletem alguma informação específica no mercado. A confecção de uma agenda é a base. Todos os temas a serem abordados devem estar contemplados e os horários previstos devem ser factíveis com o conteúdo a ser apresentado. Não se esqueça de planejar os períodos de intervalo e almoço. O cumprimento do horário é um fator fundamental para o sucesso, pois demonstra não só organização e disciplina ao grupo, mas principalmente, porque maximiza o tempo de todos e facilita o atingimento dos resultados esperados da reunião.
Durante o encontro, utilize os recursos audiovisuais mais adequados e principalmente uma comunicação assertiva e ao mesmo tempo democrática, possibilitando a todos opinarem e compartilharem suas idéias e sugestões.
Lembre-se, reuniões de vendas não são e não podem ser monólogos de gerentes ou diretores ! Ao final, faça um resumo do que foi discutido, proposto, e convencionado. O alinhamento solidificará o resultado da reunião e reforçará a implementação das novas estratégias e ações no dia-a-dia no campo. Ah... não se esqueça ainda que uma boa dose de humor e alegria ajuda a administrar eventuais tensões e inseguranças do grupo, facilitando a comunicação entre o time e a obtenção de soluções e alternativas em conjunto.
Boa reunião e bom trabalho!
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